Rue des Belettes – 35400 Saint-Malo

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Être secrétaire à la SPA de Saint-Malo

Une secrétaire aux mille missions

Au sein du refuge, Céline assure de nombreuses missions :

  • L’accueil du refuge : elle reçoit les visiteurs, répond aux appels téléphoniques et traite les nombreux mails reçus concernant des sujets variés : horaires d’ouverture, procédures d’adoption ou d’abandon, animaux disponibles, tarifs, etc. Elle gère également l’ensemble de la boîte mail du refuge et veille à transmettre les informations aux bonnes personnes (animalières, président, vétérinaire…).
  • Les tâches administratives : le mardi matin, lorsque le refuge est fermé au public, Céline se consacre principalement à l’administratif. Elle rédige les contrats d’adoption et d’abandon, gère le planning de la vétérinaire au niveau des stérilisations chiots/chatons post adoption, traite le courrier, saisit les données dans les logiciels spécialisés du refuge (Hunimalis, ICAD pour les changements de propriétaire…), crée les cartes d’adhérents et assure le suivi financier des dons de la mini-boutique.

NB : lorsqu’un animal arrive au refuge, il doit obligatoirement être identifié par un numéro ICAD. S’il n’en possède pas, il est enregistré au nom de la SPA ; sinon, le propriétaire est modifié au profit de l’association.

  • La gestion des abandons : Céline reçoit les appels concernant les abandons d’animaux. Elle recueille différentes informations (type d’animal, race, âge, motif de l’abandon) puis contacte les animalières afin de vérifier si le refuge dispose de places et si l’animal peut être pris en charge. Si c’est le cas, elle fixe un premier rendez-vous avec le propriétaire.

NB : même lorsqu’il reste de la place au refuge, certains animaux peuvent être refusés, notamment s’ils présentent un comportement agressif envers les animalières ou le personnel.

  • Les signalements de maltraitance : elle reçoit également les appels liés à des suspicions de maltraitance animale. Céline note toutes les informations sur une fiche dédiée, effectue un premier tri afin de distinguer les véritables cas de maltraitance des simples conflits de voisinage, puis transmet les dossiers aux délégués enquêteurs.
  • Le suivi des familles d’accueil : elle tient à jour le carnet des familles d’accueil en indiquant quels animaux leur sont confiés, les rendez-vous vétérinaires, les dates de retour des animaux ainsi que les disponibilités des familles.

Un métier centré sur les relations humaines

Le travail de Céline repose en grande partie sur la gestion des relations humaines avec le public. Chaque personne qui franchit la porte du refuge arrive avec ses émotions : certaines sont chaleureuses et bienveillantes, tandis que d’autres peuvent se montrer mécontentes, virulentes, voire agressives, notamment lorsqu’une adoption est refusée. Céline doit alors faire preuve de tact, de patience et de calme, tout en gardant son sang-froid sans prendre les remarques pour elle.

Petite anecdote de Céline

« Un jour, une dame âgée m’appelle au sujet de son petit yorkshire. Elle m’explique qu’elle a désormais du mal à marcher et qu’elle ne peut plus sortir son chien. Très gentiment, elle me demande si les bénévoles de la SPA de Saint-Malo pourraient venir promener son animal.

Un peu surprise, je lui explique que les bénévoles promènent uniquement les chiens du refuge, mais que je peux lui donner les coordonnées de pet-sitters près de chez elle.

Je lui demande donc dans quelle commune elle habite… et là, elle me répond très naturellement : “Paris.” Je suis restée bouche bée. »

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